Tres grandes pasos para aplicar SCRUM en tus equipos de ventas

¿Quieres saber cómo aplicar SCRUM en equipos de ventas? Perfecto, aquí te vamos a guiar. Fíjate que el marco ágil de trabajo más usado por muchos equipos Empresariales a nivel mundial es SCRUM, sin embargo, muchos de sus fines se ven (o veían) enfocados a equipos de desarrollo de software o equipos de producción, pero quiero contarles que el SCRUM aplica para cualquier proceso y área de nuestras empresas en donde exista la posibilidad de una mejora constante, es decir, ¡en todas las áreas!

Aquí les presento los tres grandes pasos:

Paso 1. Reconocimiento actual.

Empecemos por el principio, actualmente muchos de los equipos de ventas (no todos) trabajan de la siguiente manera:

• Equipos dispersos en donde un Gerente solo aparece al final de cada mes para anotar las ventas.
• En otros casos más optimistas, se hacen reuniones eternas para ver cada oportunidad y cada uno trabaja de manera separada, sin una definición de un proceso comercial (ver aquí más información de proceso comercial).
• Algunos equipos (no todos tienen un software) cuentan con CRM, pero por puro protocolo, ya que la información que se tiene allí registrada es información poco relevante, desactualizada y sin mayor trascendencia y en algunos casos muchos colaboradores ni saben utilizar esta herramienta.
• Generalmente la información sobre los negocios mas relevantes (relevantes en cuanto a ingresos, complejidad, antigüedad y renombre) están a cargo de uno o máximo dos vendedores y toda la información trascendental, esta en sus cabezas y en sus celulares.
• Durante el mes, los vendedores tienen en el radar decenas y hasta centenas de proyectos, sin tener una real focalización de dichas oportunidades y se desgastan hasta el olvido, en donde se pierden de manera increíble. Cero agilidades.

Si tú, que lees este articulo y eres parte de un equipo de ventas o sabes que el equipo de ventas de tu empresa trabaja así, entonces hay una gran oportunidad de aplicar SCRUM en los equipos de ventas y mejorar sustancialmente los resultados.

Paso 2. Conociendo SCRUM.

Ahora viene algo interesante, sabemos que SCRUM tiene una serie de características muy peculiares que podemos llevarlas en este caso a los equipos de ventas:

• Realizar reuniones semanales efectivas y con propósito, hacerlas muy concretas. Hablar de acciones y resultados (experiencias). Los equipos de ventas se van trazando sus propias metas y estarán muy entusiastas en esperar la reunión, ya que realmente saben que les aportara en sus métricas.
• Trabajar visualizados en un tablero físico, (físico para aplicar el método científico de observación y experimentación) en donde estén anotados los clientes en congruencia con el pipeline.
• Tener un software centralizado, en este caso el CRM, para alimentar, compartir y conseguir información valiosa y relevante para el proyecto y negocio, como por ejemplo esas experiencias de las reuniones y los documentos que se envían a prospectos.
• Repetir lo que se está haciendo bien y lo que no se hace bien, cambiarlo. Las acciones alimentan los resultados y estos deben ser incrementales en pro de aumentar ingresos.
• Entender lo que es la auto asignación de tareas, con el propósito de tener métricas de nuevos clientes, metas diarias, metas semanales, nuevas oportunidades, etc., para conseguir los objetivos.

Lo importante de SCRUM en ventas, tiene que ser la motivación de un equipo y que ese equipo se mueva como uno solo, haciendo que su autonomía y compromiso lleven al equipo al cumplimiento de las metas trazadas y esto se consigue con buenos hábitos, tengan muy presente estas dos palabras, buenos hábitos, porque aquí es en donde radica el éxito del SCRUM en tu equipo de ventas.

Los buenos hábitos, son aquellas practicas diarias que nos hacen sentir bien con nosotros mismos, que nos alimentan emocional, espiritual y mentalmente y en este caso laboralmente, y nos sirven como referente para saber que está bien hecho y que no lo está, aportándole valor a un equipo.

Estos buenos hábitos dentro de SCRUM son:

• Entender que la medición comercial se hará en 4 Sprint y cada sprint dura una semana, es decir, ahí tenemos relacionado el mes.
• Definir las reuniones diarias don todo el equipo, de manera virtual de máximo 20 minutos mínimo 10 minutos, según la cantidad de personas del equipo, para seguimiento comercial. Se realizarán también sesiones semanales de máximo 60 minutos y mínimo 45 minutos para ver temas estratégicos y apoyos del equipo en puntos de bloqueo.
• Ajustar el pipeline casi que diariamente o máximo cada tercer día, para que la gestión con cada prospecto este lo más actualizado posible y así mismo lo estará su nivel de gestión y atención.
• Trazar objetivos que claramente se puedan alcanzar durante la semana, y que se alcancen con las tareas delineadas como obtener nuevas reuniones, lograr el contacto con la empresa indicada, cerrar diversas ventas, visitar a las empresas determinadas, etc.

Paso 3. SCRUM en tu equipo de ventas

¿Ahora viene lo divertido, como aplicar efectivamente SCRUM en equipos de ventas y cuáles son sus beneficios?

Lo primero y los mas importante, poner en un solo tablero tus prospectos y oportunidades, arma un tablero SCRUM definiendo el estado de cada negociación en las columnas de esta manera:

En la PROSPECCION (backlog) debes enlistar tus prospectos con los cuales ya hayas entablado alguna instancia de contacto, una llamada, un correo, un intercambio de información, etc., y que encaje con el perfil de tu cliente modelo. Aquí debes ser muy contundente en esta prospección y alinear tus prospectos con los perfiles de cliente ideal que manejan en muchas empresas.

Para la VISITA (to do) ubicaras los prospectos con los que tengas una visita o reunión para conocer sus necesidades e identificar las oportunidades. Aquí debes ir muy bien preparado a tus reuniones, con herramientas y formatos que te ayuden a ser más práctico y asertivo.

En la parte de DEMOSTRACION Y NEGOCIACION (in progress) se deben incluir todos los prospectos en donde tengas una demo montada, en donde hayas entregado algún producto de prueba y también donde ya hayas enviado una cotización o una oferta formal. importantísimo, aquí hacer el registro de estas demos o pruebas y del envío de cotizaciones y ofertas en el CRM, para que la información de la organización este alineada.

Y finalmente en DECISION, GANADOS/PERDIDOS (completed), completaras con los negocios que se decidieron como ganados o como perdidos. Como información adicional, que no se incluirá en este cuadro, si alguna empresa te dice que no, saber el por qué, eso te ayudara a mejorar muchas variables, como costo, tiempo, oferta, atención, seguimiento, etc.

No olvides, en este tablero deben ir relacionados los prospectos con los que ya hayas iniciado un contacto, no se deben enlistar cuentas solamente por rellenar, ya que eso es perjudicial para la agilidad que estamos buscando.

Beneficios

Lo más interesante de este tablero, es que podremos obtener indicadores como efectividad individual, efectividad promedio por equipo, tasas de conversión, tiempo promedio cierre de venta, entre otros y si tienes tus prospectos segmentados, podrás obtener otros indicadores aún más interesantes como sectorización, segmento económico, ticket promedio, etc.

Lo realmente valioso de trabajar con SCRUM es la fluidez que le aporta a tus procesos, la calidad con la que van avanzando tus negociaciones y la determinación y compromiso que adquiere un equipo de ventas para alcanzar sus objetivos y todo esto se ve reflejado en los indicadores mas relevantes de tu equipo de ventas.