El uso de la tecnología enmarcado en un buen plan de Gobierno de TI

En la actualidad todas las dependencias que conforman una organización dependen en cierta medida del Departamento de TI, áreas como servicio al cliente, recursos humanos, producción, contabilidad cuentan como principal herramienta de trabajo soluciones tecnológicas para el cumplimiento de sus laborales. Por lo tanto, estos desarrollos requieren de un mantenimiento, actualización y soporte continuo. Esto ha creado la necesidad de tener un departamento de TI en la mayoría de las organizaciones que pueda satisfacer estad necesidades y facilitar día a día el uso de herramientas para la optimización del ejercicio de las funciones en cada dependencia.

El uso continuo de las TI en la organizaciones, ha logrado que ocupe un lugar fundamental dentro del desarrollo de estas, participando en la optimización de procesos y además aportando un gran valor al desarrollo del objetivo de negocio, dando respuesta a los innumerables requerimientos que surgen en día a día, haciendo salvedad que no solamente estos son de tipo tecnológicos, por contrario estos obedecen a todas procesos o reglas de negocios que permiten a la organización cumplir sus objetivos en rentabilidad y ganancias. 

Es importante ver la organización como un todo, integral holístico y con sinergia propia.  (MINTIC, 2016). Es Aquí donde nace la importancia de garantizar el crear y mantener un buen Gobierno de TI.  Uno de los factores que permiten medir la competitividad y el éxito de una organización depende hoy en día en gran medida de su capacidad de lograr que los sistemas informáticos evolucionen de forma constante para ofrecer eficiencia y valor añadido al negocio, brindando un aumento del logro en sus objetivos y ganancias, debido  al uso efectivo e innovador de las TI, logrando la excelencia operacional a través de la aplicación de la tecnología y finalmente apuntando a la satisfacción del usuario de negocio con la participación de TI y sus servicios.

Un buen Gobierno de TI debe brindar la organización una forma de comunicación clara, sencilla y contundente. Se debe hablar de los requerimientos tecnológicos en términos del negocio, para cual es requerido conocer en detalle de todos los procesos que se manejan en la organización, un departamento de TI debe conocer muy bien las funciones de cada dependencia, para poder  identificar y vender los problemas, con el fin que los directivos de la organización  puedan comprar la solución que se proponga y evitar que se pierda el  interés por parte de ellos, pues cuando el discurso se plantea en términos muy técnicos este se pierde fácilmente y lo que se busca es tener sintonía con los usuarios.  El tener una comunicación asertiva con las directivas y lo usuarios no técnicos de una organización es una estratégica clave para hablar de un buen gobierno de TI en una organización.

Una comunicación asertiva en la gestión de TI adicionalmente busca implementar buenas prácticas de gobernanza y gestión, por lo tanto, es una responsabilidad al más alto nivel de la organización, que invita a que exista una fuerte participación de la alta gerencia. Es muy importante que los directores de la empresa reconozcan la responsabilidad que tienen en la toma de decisiones y el uso y manejo efectivo de TI y no asuman que la responsabilidad es del departamento de TI que es un problema común en la mayoría de las organizaciones en especial las pequeñas (Garbarino, 2010).

Las soluciones que brinda un buen departamento de TI no terminan al construir las mismas tecnológicas; por el contrario, en ese punto es donde se tienden a tener los verdaderos problemas, pues se debe lograr que la gente use las soluciones que se ponen a su servicio.  Aquí es donde el apoyo de la alta gerencia genera un valor importante para que un gobierno de TI sea exitoso, mediante la creación de políticas que inciten a los usuarios a realizar el uso de las soluciones creadas por el departamento de TI.  Una vez se logra el uso constante de estas soluciones, se realizan las mejoras respectivas que están en incluidas en un ciclo de desarrollo de soluciones tecnológicas, para alcanzar un buen nivel de madurez de la solución. Se logra que las personas se apropien naturalmente, y se convierten en parte de la solución. Involucrar al personal de la dependencia y a los usuarios de mayor acceso a los sistemas, es recomendable para garantizar el entendimiento de los elementos operativos necesarios por cada proceso que se quiera implementar. Ya que el conocimiento y la experiencia del talento humano de una organización son los elementos que permiten realimentar y dinamizar las funciones y roles de los procesos que componente una organización, es vital aprovecharlo y enfocarlo eficientemente de acuerdo con las competencias propias de personas y profesionales responsables de las áreas de una organización. (Castillo, 2014)

Cada solución tecnológica que existe en una organización nace de una iniciativa, una buena práctica es que el Gobierno de TI este involucrado desde el inicio de una idea tecnológica que pueda mejorar algún proceso de la organización antes de que se vuelvan un proyecto. Esto permite que el departamento de TI tenga una mejor perspectiva, les da predictibilidad a los temas de presupuestos y requerimientos, tener más información permite un mejor desarrollo de una solución a la medida para los usuarios a nivel de arquitectura, usabilidad, etc. 

Al estar el gobierno de TI estar implicado en el inicio de una iniciativa en una organización da la facilidad para que se puedan implementar diversos estándares basados en las mejores prácticas de la industria para la Gestión de TI, tales como ITIL, COBIT, ISO. Estos estándares lograr generar que toda la comunicación pueda entender y hacer parte de las soluciones que se vayan a implementar por parte del departamento de TI. (Ramirez & Vega, 2015)

De todo lo anterior se puede resumir en un termino que es transformación. Siempre que hablamos de las TI en las organizaciones hablamos de este termino, el cual implica que se deba tener en cuenta gestión del cambio, comunicación, divulgación, ventas, sensibilización, control, seguimiento, entre otros, con capacidad de transformar y poder medir si la transformación se está logrando o no en una organización. La innovación, la organización optimiza sus procesos de producción, fortalece sus destrezas y adquiere valor agregado tanto para su marca o nombre, como para sus productos o servicios.

Como conclusión por demos darnos cuenta de que la tecnología de la información permite aumentar la competitividad de la organización teniendo como objetivo las prioridades estratégicas de la empresa (Garbarino, 2010). Y que un buen Gobierno de TI debe tener un sistema en el cual todos los involucrados, incluyendo a los miembros de la alta Gerencia, empleados y responsables de los demás departamentos de la compañía tengan el input necesario en el proceso de toma de decisiones. Esto previene el divorcio entre objetivos de TI y objetivos de negocio.

Notas y Referencias

Castillo, A. d. (2014). La inversión en TIC para el desarrollo local. Una mirada compuesta en torno a las Ciudades Digitales. Retrieved from Universidad Externado: https://revistas.uexternado.edu.co/index.php/Deradm/article/view/3996/4394

Garbarino, H. (2010). Gobierno de TI Organización, Administración, Gestion y Control de las TI. Un encuadre en Pymes. Universidad Politécnica de Madrid.

Medina-Cárdenas, Y. &.-B. (n.d.). Mejores prácticas de gestión para la calidad de los servicios en tecnologías de información. Gerencia Tecnológica Informática, 47-58.

Ramirez, J. L., & Vega, O. (2015). Sistemas de información gerencial e innovación para el desarrollo de las organizaciones. Dialnet, 201-213.

Velásquez Pérez, T. P. (2015). Un enfoque de buenas prácticas de gobierno corporativo de TI. Tecnura, 159-169.